đź”’ DSGVO-konform

Datenschutzerklärung

Transparenz ĂĽber die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
GĂĽltig ab: 1. Januar 2025

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich fĂĽr die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

SecureBooks

MusterstraĂźe 1
1010 Wien, Ă–sterreich
E-Mail: SecureBooks@gmail.com
Telefon: +43 1 234 56 78
Inhaber: Max Mustermann

Datenschutzbeauftragte:
Dr. Maria Datenschutz
E-Mail: SecureBooks@gmail.com

2. Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies fĂĽr die Bereitstellung unserer Buchhaltungssoftware erforderlich ist oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.

2.1 Registrierung und KontofĂĽhrung

  • • Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • • Unternehmensdaten (Name, Adresse, UID-Nummer)
  • • Passwort (verschlĂĽsselt gespeichert)
  • • Rechnungs- und Zahlungsdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (VertragserfĂĽllung)

2.2 Nutzung der Software

  • • Buchhaltungsdaten (Belege, Rechnungen, Kontobewegungen)
  • • Hochgeladene Dateien und Bilder
  • • Nutzungsstatistiken und Log-Daten
  • • AI-Verarbeitungsverläufe (anonymisiert)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (VertragserfĂĽllung)

2.3 Support und Kommunikation

  • • Support-Anfragen und Korrespondenz
  • • Chat-Protokolle
  • • Feedback und Verbesserungsvorschläge

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

3. AI-Verarbeitung und Beleganalyse

Unsere AI-gestĂĽtzte Belegerfassung verarbeitet Ihre hochgeladenen Dokumente zur automatischen Datenextraktion und Kategorisierung.

Wichtige DatenschutzmaĂźnahmen:

  • • Verarbeitung erfolgt ausschlieĂźlich in EU-Rechenzentren
  • • Keine Speicherung der Originaldokumente nach Verarbeitung
  • • Anonymisierung von Trainingsdaten
  • • Keine Weitergabe an Drittanbieter der AI-Modelle
  • • Sofortige Löschung nach Datenextraktion

4. Datenweitergabe und Drittanbieter

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur in folgenden Fällen an Dritte weiter:

4.1 Technische Dienstleister

  • • Cloud-Hosting-Anbieter (EU-basiert)
  • • Zahlungsdienstleister (Stripe)
  • • E-Mail-Versand (EU-Server)
  • • Backup- und Sicherheitsdienste

Alle Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.

4.2 Rechtliche Verpflichtungen

Weitergabe nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher Anordnung (z.B. Steuerprüfung, Geldwäschegesetz).

5. Datenspeicherung und -löschung

5.1 Speicherdauer

  • • Buchhaltungsdaten: 7 Jahre (gemäß UGB)
  • • Nutzerkontodaten: Bis zur KĂĽndigung + 30 Tage
  • • Log-Daten: 90 Tage
  • • Support-Korrespondenz: 3 Jahre
  • • Marketing-Einwilligungen: Bis zum Widerruf

5.2 Automatische Löschung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten automatisch und unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezĂĽglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Information ĂĽber verarbeitete Daten

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Korrektur unrichtiger Daten

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

"Recht auf Vergessenwerden"

Recht auf DatenĂĽbertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Export Ihrer Daten

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Gegen bestimmte Verarbeitungen

Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

Sperrung der Verarbeitung

AusĂĽbung Ihrer Rechte:

Kontaktieren Sie uns unter SecureBooks@gmail.com oder nutzen Sie die Datenschutz-Funktionen in Ihrem Nutzerkonto. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.

7. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische MaĂźnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schĂĽtzen:

Technische MaĂźnahmen

  • • TLS 1.3 VerschlĂĽsselung
  • • AES-256 DatenverschlĂĽsselung
  • • Multi-Faktor-Authentifizierung
  • • Regelmäßige Sicherheitsupdates
  • • Automated Backup-Systeme

Organisatorische MaĂźnahmen

  • • Zugriffskontrolle und Berechtigungen
  • • Mitarbeiterschulungen
  • • Datenschutz-Folgenabschätzung
  • • Incident-Response-Verfahren
  • • Regelmäßige Audits

8. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet nur technisch notwendige Cookies für die Funktionalität der Software. Tracking oder Werbecookies setzen wir nicht ein.

Verwendete Cookies:

  • • Session-Cookie: FĂĽr die Anmeldung (erforderlich)
  • • Theme-Cookie: FĂĽr Dark/Light-Mode (optional)
  • • Language-Cookie: FĂĽr Spracheinstellungen (optional)

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: www.dsb.gv.at

10. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslage oder Änderungen unserer Services anzupassen.

Wesentliche Ă„nderungen teilen wir Ihnen per E-Mail mit. Die aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website.

Stand: 1. Januar 2025
SecureBooks, Wien, Ă–sterreich

Fragen zum Datenschutz?

Unser Datenschutzteam hilft Ihnen gerne bei allen Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten.

Datenschutz kontaktierenSicherheitsmaĂźnahmen